Praxis-IT & Betreuung / Praxis sinnvoll erweitern
ZUSÄTZLICHE LÖSUNGEN FÜR IHRE PRAXIS
Ihr PVS kann bleiben.
Ihr Alltag darf leichter werden.
Ergänzen Sie Ihre bestehende Praxissoftware dort, wo im Alltag Zeit verloren geht. MedDVZ hilft Ihnen, passende Abläufe und die Verbindung zu Ihrem System zu planen.
AN IHREM BEDARF ANSETZEN
Welche Aufgabe soll einfacher werden?
Zusatzlösungen ergänzen einzelne Arbeitsschritte rund um Ihr Patientenverwaltungssystem. Entscheidend ist, dass Daten zuverlässig zugeordnet werden und Ihr Team einen klaren Ablauf bekommt.
01 / Dokumentenversand
Patientenunterlagen digital versenden
Befunde, Arztbriefe und weitere Unterlagen müssen die richtige Person erreichen. Ausdrucken, Zusammenstellen und Nachfragen zum Empfang binden Zeit am Arbeitsplatz.
02 / Abrechnungsprüfung
Abrechnung frühzeitig prüfen
Fehlende Angaben, übersehene Leistungen und unpassende Kombinationen fallen oft erst bei der Abschlusskontrolle auf. Dann müssen Fälle unter Zeitdruck erneut bearbeitet werden.
03 / Patientenfluss
Patientenfluss und Wartezeiten organisieren
Verzögerungen verändern den ganzen Tagesablauf. Patienten fragen nach ihrer Wartezeit, während die Anmeldung zwischen Terminliste, Wartenden und Behandlungsräumen vermittelt.
04 / Privatliquidation
Privatrechnungen und Zahlungseingänge überblicken
Privatrechnungen erstellen, drucken, verschicken und nachhalten: Viele kleine Arbeitsschritte liegen außerhalb der eigentlichen Behandlung. Offene Posten verteilen sich auf Listen und Kontobewegungen.
05 / Digitale Anamnese
Anamnese und Formulare digital vorbereiten
Unleserliche Bögen, fehlende Angaben und das Übertragen in die Patientenakte kosten Zeit. Wiederkehrende Verwaltungs- und Einwilligungsformulare entstehen immer wieder auf Papier.
06 / Termine & Anfragen
Termine und Patientenanfragen bündeln
Terminwünsche, Absagen, Rezeptanfragen und Routinefragen treffen gleichzeitig per Telefon, E-Mail und Website ein. Manuelle Übertragungen in den Kalender unterbrechen die Arbeit an der Anmeldung.
01 / WENIGER DRUCKEN, KUVERTIEREN UND NACHFRAGEN
Patientenunterlagen digital versenden
Die Situation in der Praxis
Befunde, Arztbriefe und weitere Unterlagen müssen die richtige Person erreichen. Ausdrucken, Zusammenstellen und Nachfragen zum Empfang binden Zeit am Arbeitsplatz.
Ein ergänzender Versandablauf kann bereitgestellte Dateien erkennen und zur Kontrolle zusammenführen. Ihr Team prüft Patientenzuordnung, Empfänger und Dokumente und gibt den Versand bewusst frei. Patienten erhalten eine verständliche Nachricht und öffnen die geschützten Unterlagen auf ihrem eigenen Gerät.
- Vorbereitung neuer Dokumente und klare Versandfreigabe
- Nachvollziehbarer Bearbeitungsstatus und Hinweise bei Fehlern
- Verständliche Empfangshinweise und Hilfe beim Öffnen
- Getrennte Absender und Übersichten für mehrere Praxen oder Arbeitsplätze
So prüfen wir die Anbindung
Wir prüfen Dokumentexport, Dateiformate und Zuordnung aus Ihrem PVS, den Übertragungsweg, die Empfängerprüfung sowie Berechtigungen und Ablage. Welche Schutz- und Öffnungsverfahren geeignet sind, klären wir für Ihren konkreten Ablauf.
02 / PRÜFHINWEISE STATT ÜBERRASCHUNGEN ZUM QUARTALSENDE
Abrechnung frühzeitig prüfen
Die Situation in der Praxis
Fehlende Angaben, übersehene Leistungen und unpassende Kombinationen fallen oft erst bei der Abschlusskontrolle auf. Dann müssen Fälle unter Zeitdruck erneut bearbeitet werden.
Eine ergänzende Analyse wertet Abrechnungsdaten aus und bündelt Hinweise zu auffälligen Ansätzen, Dokumentationslücken und bereits erbrachten, möglicherweise noch nicht berücksichtigten Leistungen. Übersichten zu Fällen, Fallwerten und Zeitverläufen unterstützen die Einordnung. Patientenbezogene Prüflisten machen aus einer Kennzahl eine konkrete Aufgabe.
- Regelbasierte Hinweise zu Leistungen und Diagnosen
- Prüf- und Plausibilitätszeiten im Überblick
- Auswertung nach Arzt, Betriebsstätte oder Zeitraum
- Je nach Lösung Unterstützung für EBM, HZV und weitere Vertragsbereiche
So prüfen wir die Anbindung
Daten können je nach System über eine freigegebene Anbindung oder einen passenden Abrechnungsexport bereitgestellt werden. Datenstand, unterstützte Regelwerke und Rücksprung in die Patientenakte sind gesondert zu prüfen. Jeder Hinweis braucht eine fachliche Bewertung; zusätzliche Vergütung oder Regressfreiheit lassen sich daraus nicht zusagen.
03 / MEHR ORIENTIERUNG VON DER ANKUNFT BIS ZUM AUFRUF
Patientenfluss und Wartezeiten organisieren
Die Situation in der Praxis
Verzögerungen verändern den ganzen Tagesablauf. Patienten fragen nach ihrer Wartezeit, während die Anmeldung zwischen Terminliste, Wartenden und Behandlungsräumen vermittelt.
Ein digitales Warte- und Aufrufsystem kann angemeldete Patienten in übersichtlichen Listen führen und den aktuellen Ablauf sichtbar machen. Je nach Lösung lassen sich Patienten über Veränderungen informieren und verschiedene Warteschlangen für Behandler, Räume oder Leistungen abbilden. Wer außerhalb der Praxis warten darf und wann er zurückkommen soll, legt Ihr Team fest.
- Gemeinsamer Überblick über Ankunft, Warten und Aufruf
- Aktualisierbare Wartezeithinweise für Patienten
- Nachrichten bei geänderten Abläufen
- Prozessauswertungen als Grundlage für die Tagesplanung
So prüfen wir die Anbindung
Wir klären die Verbindung von Terminbuch, Patientenzuordnung und Aufruf. Für akute Anliegen, technische Ausfälle und Patienten ohne Smartphone bleibt ein klarer Ablauf im Team erforderlich. Wartezeiten sind Orientierungshilfen und können sich durch den Behandlungsverlauf ändern.
04 / VOM RECHNUNGSEXPORT BIS ZUM OFFENEN POSTEN
Privatrechnungen und Zahlungseingänge überblicken
Die Situation in der Praxis
Privatrechnungen erstellen, drucken, verschicken und nachhalten: Viele kleine Arbeitsschritte liegen außerhalb der eigentlichen Behandlung. Offene Posten verteilen sich auf Listen und Kontobewegungen.
Eine zusätzliche Abrechnungslösung kann vorbereitete Rechnungsdaten aus dem PVS übernehmen und Versand, Zahlungseingänge sowie offene Beträge in einer Übersicht zusammenführen. Wiederholter Rechnungsversand und abgestimmte Erinnerungsläufe erleichtern die Nachverfolgung. Rollen und Bearbeitungsprotokolle helfen, Zuständigkeiten im Team nachvollziehbar zu halten.
- Übergabe der vorbereiteten Privatabrechnung
- Rechnungsversand mit passendem Praxisauftritt
- Übersicht über bezahlte, offene und stornierte Vorgänge
- Definierte Bearbeitung von Erinnerungen und Klärfällen
So prüfen wir die Anbindung
Wir unterscheiden technische Rechnungsverarbeitung, Abrechnungsdienstleistung und gegebenenfalls Factoring. Exportformat, Zahlungskonto, Rückmeldungen ins PVS, Leistungsumfang und Kosten werden vorab abgestimmt. Die fachliche Rechnungsprüfung und besondere Klärfälle brauchen festgelegte Verantwortliche.
05 / INFORMATIONEN ERFASSEN, BEVOR DER TERMIN BEGINNT
Anamnese und Formulare digital vorbereiten
Die Situation in der Praxis
Unleserliche Bögen, fehlende Angaben und das Übertragen in die Patientenakte kosten Zeit. Wiederkehrende Verwaltungs- und Einwilligungsformulare entstehen immer wieder auf Papier.
Digitale Fragebögen lassen sich vor dem Termin oder in der Praxis ausfüllen – am eigenen Smartphone, über einen QR-Code oder auf einem Praxistablet. Vorlagen und bedingte Fragen können die Erfassung strukturieren. Ergänzend lassen sich Informationsunterlagen, Formulare und Unterschriften dokumentieren. Das Team prüft die Angaben und ordnet sie der richtigen Akte zu.
- Anamnese-, Verwaltungs- und Einwilligungsformulare
- Praxisindividuelle Vorlagen und passende Folgefragen
- Digitale Unterschrift und dokumentierte Formulare
- Übernahme als Dokument oder strukturierte Daten, soweit unterstützt
So prüfen wir die Anbindung
Die Anbindung kann je nach System beispielsweise über GDT, FHIR oder eine individuelle Schnittstelle erfolgen. Wir prüfen Datenumfang, Identitätszuordnung, Ablage und den Umgang mit Korrekturen. Für Aufklärungsinhalte betrachten wir zusätzlich Inhaltspflege, Nutzungsrechte und den vorgesehenen Gesprächsablauf.
06 / ERREICHBAR BLEIBEN, WÄHREND DAS TEAM BEHANDELT
Termine und Patientenanfragen bündeln
Die Situation in der Praxis
Terminwünsche, Absagen, Rezeptanfragen und Routinefragen treffen gleichzeitig per Telefon, E-Mail und Website ein. Manuelle Übertragungen in den Kalender unterbrechen die Arbeit an der Anmeldung.
Online-Terminvergabe und digitale Anfragen können einen gemeinsamen Zugang für Patienten schaffen. Freigegebene Terminarten werden nach den Regeln der Praxis angeboten; Buchungen und Änderungen werden über die verfügbare PVS-Anbindung abgeglichen. Erinnerungen und Nachrückerlisten helfen, frei werdende Zeiten erneut anzubieten. Ein ergänzender Telefonassistent kann Standardanliegen aufnehmen und an das zuständige Team übergeben.
- Termine online anfragen, buchen, verschieben oder absagen
- Buchungsregeln nach Terminart, Behandler und Verfügbarkeit
- Bestätigungen, Erinnerungen und Nachbesetzung freier Zeiten
- Strukturierte Anliegen und klare Übergabe an Mitarbeitende
So prüfen wir die Anbindung
Wir prüfen zuerst, ob Termine nur gelesen oder auch direkt ins PVS geschrieben werden können. Abgleichintervalle, Sperrzeiten, Patientenabgleich und Bestätigungsschritte unterscheiden sich nach System. Medizinische Entscheidungen und dringende Anliegen gehören in einen dafür festgelegten persönlichen Ablauf.
PASSEND ERGÄNZEN, SCHRITTWEISE EINFÜHREN
Die Verbindung entscheidet über den Nutzen.
Wir prüfen zuerst, was Ihr vorhandenes System bereits leistet. Eine zusätzliche Lösung soll eine konkrete Aufgabe verbessern. Welche Funktionen sinnvoll verbunden werden können, klären wir vor der Einführung.
01
Bestand verstehen
Wir betrachten Ihr PVS, die vorhandenen Module und den Ablauf, der Ihr Team heute aufhält.
02
Verbindung klären
Wir stimmen Datenwege, Berechtigungen, Schnittstellen, Lizenzen und Zuständigkeiten mit den Beteiligten ab.
03
Im Alltag erproben
Ein abgegrenzter Test prüft Zuordnung, Übertragung, Rückmeldungen und die Bearbeitung im Team.
04
Gemeinsam starten
Wir begleiten Einrichtung und Einweisung. Betrieb, Unterstützung und spätere Anpassungen werden vereinbart.
Gemeinsam prüfen: Welche Daten werden benötigt? In welche Richtung fließen sie? Wer darf sie bearbeiten? Wie werden Übertragungsfehler erkannt? Welche laufenden Kosten entstehen? Was bleibt bei einem Anbieterwechsel exportierbar?
HÄUFIGE FRAGEN
Bestehendes bewahren.
Sinnvoll ergänzen.
Müssen wir unser vorhandenes PVS austauschen?
Viele Abläufe lassen sich mit einer ergänzenden Lösung verbessern. Ausgangspunkt ist Ihr bestehendes System. Wir prüfen zuerst vorhandene Funktionen und freigegebene Schnittstellen. Ein Wechsel ist für diese Beratung keine Voraussetzung.
Funktioniert jede Erweiterung mit jeder Praxissoftware?
Der Funktionsumfang hängt von PVS, Version, Schnittstelle und Lizenz ab. Ein Dateiimport ist etwas anderes als ein laufender Abgleich oder das direkte Zurückschreiben. Wir klären anhand Ihres Systems, welche Arbeitsschritte tatsächlich verbunden werden können.
Können wir mit einem einzelnen Thema beginnen?
Ja. Ein klar abgegrenzter Ablauf eignet sich gut für den Einstieg. Gemeinsam legen wir Zuständigkeiten und einen Testfall fest, prüfen das Ergebnis und erweitern den Einsatz erst danach.
Wer unterstützt bei Einrichtung und laufendem Betrieb?
MedDVZ begleitet die technische Bestandsaufnahme, die Abstimmung der Anbindung, Einrichtung und Einweisung. Zuständigkeiten zwischen Ihrer Praxis, dem Lösungsanbieter, dem PVS-Anbieter und unserer IT-Betreuung werden passend zum vereinbarten Umfang festgelegt.
MIT MEDDVZ PERSÖNLICH BESPRECHEN
Wo verliert Ihr Team heute die meiste Zeit?
Nennen Sie uns Ihr vorhandenes Patientenverwaltungssystem und den Ablauf, den Sie verbessern möchten. Wir betrachten passende Lösungsansätze und die technischen Voraussetzungen gemeinsam.
Von Zeitz aus begleiten wir Arztpraxen, MVZ und Klinikambulanzen insbesondere in Sachsen-Anhalt, Sachsen und Thüringen. Den Umfang unserer Leistungen stimmen wir mit Ihnen ab.
MedDVZ · Udo Lange
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